​会议费管理暂行办法

会议费管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为规范会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格成本控制，在总结公司会议管理制度执行情况基础上，结合公司管理实际，特制定本办法。

第二条 本办法所指会议费，是指公司各部门、所属各单位、直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

第二章 职责分工

第三条 总裁（经理）办公室为公司会议费的归口管理部门。主要职责是：

1、建立健全公司会议费管理制度和标准；

2、组织研究、完善、监督、执行会议费的审批和报销程序；

3、组织定期盘点、分析、通报会议费使用情况。

第四条 公司各部门、所属单位、直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是：

1、严格执行本办法有关规定；结合实际细化会议费管控措施；

2、编制、上报、执行会议费年度计划；

3、定期汇总、分析会议费使用情况；

4、对公司会议费管控提出合理化建议。

第三章 管理标准与要求

第五条 依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。

第六条 公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。

第七条 精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所（含公司所属各单位、各直管项目部会议室）能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，要合并召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议，减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。

第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议，遵照公司会议管理制度有关规定执行；合作单位必要时《会议室使用申请单》见附件1）。

第九条 公司各部门拟在外部场所租用会场召开会议，须于每年1月底前填写《外部场所会议计划表》，见附件2），经部门分管领导审核后，提交总裁（经理）办公室汇总，形成公司外部场所年度会议计划，报主管经营副总裁（经理）审批。

第十条 公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标，结合实际制定具体管控措施，严格控制在外部场所召开会议。

第十一条 纳入公司外部场所年度会议计划的会议，由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》（见附件3），经总裁（经理）办公室负责人签字后实施；未纳入年度计划，确因工作需要临时申请在外部场所举办会议，费用预算在3万元以内，经部门分管领导同意、总裁（经理）办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的，须经公司主管副总裁（经理）审批方可实施。

第十二条 有关部门、单位委托公司组织各类会议，会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》（见附件4），附有关合同，报主管副总裁（经理）审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。

第十三条 公司所属各部门、各直管项目部召开会议，尤其是在外部租赁会议场所召开会议，要严格控制各项费用支出，不得借开会名义变相旅游、发放礼品。

第十四条 严格控制各类庆典活动，特殊原因需要举办的，须事先履行申请审批程序，提交费用预算，经部门分管领导签字后，报公司主管经营副总裁（经理）审批。

第十五条 因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销，本人主动退回发放的午餐伙食补助费（按20元/午餐）；不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》执行。

第四章 费用管理与监督

第十六条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。

第十七条 每年年初，公司五项费用领导小组办公室结合实际，对公司下达的会议费指标进行二次分解，经五项费用领导小组审定后，对公司、所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，组织对费用指标执行情况进行统计；每季度末，组织对费用指标执行情况进行专项分析、通报；每年第三季度，结合实际情况对费用指标进行适当调整；每年年底，组织对费用指标完成情况进行考核。

第十九条 会议费的核算遵循《企业会计准则》和《会计核算标准化手册》（试行）。

第二十条 会议费报销应符合公司规定程序，总额不能超出年度总预算。

第二十一条 公司各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指标。

第五章 附则

第二十二条 本办法适用于公司，所属各单位、各直管项目部参照执行。

第二十三条 本办法由总裁（经理）办公室、财务中心负责解释。

第二十四条 本办法自印发之日起执行。

附件：1、会议室使用申请单

2、外部场所会议计划表

3、外部场所召开会议申请表

4、承办会议审批表